Belaster jeres arkivering jer?

For mange arbejdspladser udgør manuelle og papirbaserede arbejdsprocesser en kernedel af mange forretningskristiske funktioner. Der kan være tale om et hav af forskellige typer af processer, da der er mangeartede dokumenttyper. Dog kan blive de mange forretningsunderstøttende processer til udfordringer på sigt, når dokumentmængden vokser sig større.

Ikke to virksomheder er ens, hvorfor det kan svinge fra virksomhed til virksomhed, hvornår administrationen bliver belastet. Ikke alle organisationer har lige effektive eller strukturerede processer, hvorfor det for nogen kan være lige med meget kaotiske tilstande ret hurtigt. Hertil kan de pågældende processer også medvirke til mindre effektivitet, da administrationen vil bruge mere tid og resurser på udførslen af de dokumentbaserede processer og funktioner.

Tag en holistisk stikprøve

Det er ikke altid muligt at pin-pointe, hvor udfordringer er i kontormaskineriet. I nogle tilfælde kan der være tale om problematikker i enkelte dele i de forskellige funktioner (salgsafdelingen, økonomi, HR mv.), hvor der i andre tilfælde kan være tale om hele afdelinger med manglende struktur.

Det kan her anbefales, at du tager et skridt tilbage og kigger på de forskellige afdelinger, hvor problemet kan være, hvor du efterfølgende undersøger den/m, hvor der er aktuelle udfordringer. For eksempel, kan det være at HR afdelingen har problemer med arkivering af personalearkiverne i form af tidskrævende og ineffektive processer. Det kan være at det tager den enkelte medarbejder for lang tid, nogle dokumenter går glemt eller tabt mv.

Datascanning en optimering mod nye højder

Er der tale om problemer i form af betydelige udfordringer indenfor jeres arkivering, kan en scanning af personalearkiv være en ideel løsning. En datascanning af jeres dokumenter gør, at jeres dokumenter bliver digitaliseret, hvilket giver en række forskellige fordele i forhold til fysisk arkivering og opbevaring.

Opsummering af fordele

• Mere sikker opbevaring
• Hurtigere arkivering
• Færre resurser og tid på administration
• Bedre styring og processer
• Ingen behov for fysisk pladsrum

Opsummering af ulemper

• Krav for pladsrum (stiger i takt med mængden af dokumenter)
• Fysiske risikoer (brand, vandskader, fugtskader mv.)
• Fare for sikkerhedsbrud (GDPR brud og lign.)
• Fare for dokumentforrådnelse
• Øget risiko for manglende overblik
• Øget risiko for glemte eller mistede dokumenter

En optimering med betydning

Når det kommer til at optimere jeres arbejdsgange og funktioner, kan en mindre optimering i form af digitalisering af ineffektive processer have en stor betydning. Ved at digitalisere jeres dokumenthåndtering og arkivering kan I spare timer og resurser på administration og dokumentstyring. Hertil frigive mere tid og evner til værdiskabende aktiviteter.

Der findes forskellige løsninger og muligheder indenfor datascanning, hvorfor det kan anbefales at I undersøger markedet for leverandører. Ikke alle leverandører har samme services og kvaliteter, hvorfor det kan give mening at undersøge de pågældende, således at I finder netop den løsning der passer til jeres behov.